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Email Distribution List Use

700.120  EMAIL DISTRIBUTION LIST USE POLICY

皇冠8868会员登录谷学院认为，有效的沟通对维持健康至关重要 a productive and professional work environment. This policy, together with its accompanying 程序，旨在为WVC电子邮件用户遵守适当提供指导 使用大型邮件分发列表进行交流时的邮件礼仪.

Approved by the president’s cabinet: 10/3/23
Adopted by the board of trustees: 10/18/23
Last reviewed: 10/18/23
政策 contact: 技术

Related policies and procedures
700.100 Electronic Information 资源 政策
700.110 Electronic Messaging 政策
700.115 Email Retention 政策
700.125 Acceptable and Ethical Use 政策
1700.120 Email Distribution List Use 过程

1700.120 EMAIL DISTRIBUTION LIST USE PROCEDURE

A. 目的

这个程序的目的是确保所有的大学电子邮件用户坚持 适当的电子邮件礼仪，当发送信息给大的分发列表. 的 大型分发列表的邮件审核的目的是管理流量和 appropriate content of emailed information. By following these guidelines, we can 保持有效的沟通，防止不必要的混乱，提高整体 我们组织的生产力和专业性.

B. USE OF DISTRIBUTION LISTS

  1. Relevant Content: 只有当消息相关且令人感兴趣时，才应该使用通讯组列表 to the majority of 收件人 in the list. Consider whether your message is necessary 对于大多数收件人，然后将其发送到通讯组列表.
  2. Blind Carbon Copy (BCC) Usage: 使用密件抄送字段保护收件人的隐私，防止“回复全部”风暴.
  3. Audience Identification: All emails will include a “sent to” statement. For example: “This email was sent to All District” or "To all district.”
  4. 访问ibility: All communications will follow the accessibility requirements 概述 在这里.

C. EMAIL MODERATION

  1. Moderation Purpose: 学院将实施电子邮件审核，以管理大型分发列表 信息流并确保只与适当的内容共享 收件人.
  2. Moderation Team: 由总统内阁指派的专门小组或个人将负责此事 用于审核发送到通讯组列表的电子邮件. This team will review and approve 信息，以确保它们符合本程序中概述的指导方针.
  3. Approval Process: 希望将电子邮件发送到大型分发列表(如All Campus)的员工 -奥马克，所有校园-皇冠8868会员登录，所有地区，或其他名单确定的 总统的内阁，在主持人批准之前不会发布消息 他们. 审核团队将审查内容的相关性、清晰度和依从性 在批准电子邮件分发之前，发送电子邮件礼仪指南.
  4. Timely Review: 审核团队将努力及时审核并批准或拒绝电子邮件 避免不必要的沟通延误. However, employees should submit 他们的信息提前很好地解释了任何可能的审查过程.
  5. Moderation Exemption: 由于需要，某些部门或个人将免于节制 for quick or urgent communication. 豁免部门或个人名单将会 由总统内阁管理，将包括但不限于技术， 设施、内阁成员、人力资源和社区关系.

D. CLEAR AND CONCISE COMMUNICATION

  1. Subject Line: 使用清晰和描述性的主题行来总结邮件的内容. 这有助于收件人快速理解邮件的目的并确定优先级 their inbox effectively.
  2. Relevant Content: 确保你的邮件内容与分发列表相关并保持一致 with the purpose for which it was created. 避免分享不相关或跑题的信息 that might confuse or frustrate 收件人.
  3. Summarize and Highlight: 对于冗长的邮件，可以考虑在邮件的开头加上一个简洁的摘要 to provide 收件人 with a quick overview. Use bullet points, headings, or bold 文本突出重要信息，使内容可浏览.

E.  PROFESSIONAL TONE AND LANGUAGE

  1. Politeness and Respect: 称呼收信人时要保持专业的语气和礼貌的语言. 避免讽刺、冒犯性言论或任何形式的骚扰. Treat all 收件人 尊重并遵守公司的行为准则.
  2. Avoid Excessive Capitalization: 用大写字母书写可能被理解为大喊大叫或有攻击性的行为. 适当且有节制地使用大写字母来强调特定的单词或短语.

F. 附件

  1. Attached Files: Use of attachments should be discouraged. Links to accessible files stored in SharePoint will be encouraged. 附件可能导致传递问题或占用过多的存储空间 space in 收件人' mailboxes. Whenever possible, provide links instead.

G. 遵守法律和组织政策

  1. Confidentiality: 沟通时尊重保密、隐私标准和FERPA合规 through email. 不允许提供敏感或机密性质的信息 除非得到明确授权，否则在大型分发名单上共享.
  2. Compliance with 政策: 遵守所有相关的组织政策，包括与信息相关的政策 安全、数据保护和技术资源的合理使用.

H.  事件

  1. Event Announcement: 学院将提供一个电子邮件地址用于活动通知. Event information 在给定工作日中午之前提供给此电子邮件地址将被合并 并送到相应的分发名单上. 到7点.m. the next business day 独立的活动公告将被缓和.

I. REGULAR TRAINING AND UPDATES

该组织将提供微软的《皇冠8868会员登录》， 包括使用大型分发列表和电子邮件审核的具体指导. 本程序的更新将及时通报，以确保持续遵守.

J.  执行

大型分销集团未能遵守此程序，包括遵守 以电子邮件审核程序，将导致拒绝访问分发 根据我们的行为准则列出并可能导致纪律处分.

Approved by the president’s cabinet: 10/3/23
Last reviewed: 10/3/23
政策 contact: 技术 & Community Relations

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